otomatisasi perkantoran

OTOMATISASI PERKANTORAN

Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu;

 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga)

2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang sistematis).

Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurizationdengan kata kerja computerize mengandung makna;

1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan komputer).

 2) store, perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer).

Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office). Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:

·         Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

·         Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

·         Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

·         Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

a.     Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;

·         Mesin tulis

·         Mesin dikte

·         Mesin penomor

·         Asahan pensil

b.    Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

·         Pembuka surat

·         Mesin penjilid

·         Hechtmachine

·         Pemotong kertas

·         Pencatat uang kas

c.     Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;

·         Mesin jumlah

·         Mesin hitung

·         Komputer

d.    Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;

·         Mesin stensil

·         Mesin stencil spirtus

·         Mesin fotocopi

·         Mesin perekam sheet

·         Mesin offset

·         Berbagai mesin cetak

e.     Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;

·         Telepon dan interphone

·         Teleprinter

·         Facsimile

f.      Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

·         Mikrofilm

·         Penghancur kertas

·         Pelubang kertas/kartu

Konsep-konsep otomatisasi

·         Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.

·         Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

·         Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

·         Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.

·         Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

APLIKASI OA (Office Automation / Otomatisasi Perkantoran); 

1. SURAT ELEKTRONIK. Lebih dikenal sebagai E-mail, yaitu penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai pengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. 

2. VOICE MAIL. Serupa surat elektronik, anda menggunakan telepon anda untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.  

3. KALENDER ELEKTRONIK. Yaitu penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. 

4. KONFERENSI AUDIO. Yaitu penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar sacara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.  

5. KONFERENSI VIDEO. Yaitu penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. Terdapat 3 konfigurasi konferensi video, yaitu Video satu arah dan audio satu arah, video satu arah dan audio dua arah dan video dan audio dua arah.  

6. KONFERENSI KOMPUTER. Berbeda degan Konf. Audio dan video karena dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup seluruh 3 bentuk konferensi eletronik-audio, video dan komputer.

7. TRANSMISI FAKSIMILI. Yaitu penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. 

8. VIDEOTEX. Yaitu penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi grafik yang tersimpan  

9. PENCITRAAN (Imaging). Penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder. 

10. DESKTOP PUBLISHING. Penggunaan komputer utk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip yang dihasilkan oleh typesetter. 

Aplikasi-aplikasi terbagi dalam 3 area:

·         Aplikasi administrasif meliputi dokumen-dokumen yg dimaksudkan utk penggunaan intern spt korespondensi, laporan dan warta,

·         Aplikasi teknis meliputi materi pelatihan seperti slides, overead transparancies, dan manual.

·         Grafik perusahaan (corporate graphic) meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yg dimaksudkan utk digunakan di luar perusahaan.

11. WORD PROCESSING adalah Penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.