Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BAB6

Hierarki Data

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record lalu membentuk file. Field data adalah unit data terkecil yang mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu.

            Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File adalah koleksi record yang saling berhubungan seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode  mata kuliah dan namanya. Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan.

SpreadSheet Sebagai Basis Data Sederhana

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam sutau spreadsheet. Karena banyak pengguna telah mengenal spreadsheet, ia dapat digunakan untuk memperkenalkan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data, sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field.

Flat Files

        Pertama yang dilakukan, kita perlu mendefinisikan satu jenis tabel tertentu, yaitu flat file. File datar (flat file) adalah sutau tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.

Struktur Basis Data

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui sutau sistem manajemen basis data. Kita akan membahas tiga struktur standar, tetapi terdapat perhatian untuk mengembangkan struktur-struktur baru yang akan memproses data dalam jumlah yang dangat besar dengan lebih efisien.

         Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka dibelakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya. Inilah sebabnya mengapa basis data yang dikendalikan oleh suatu sistem manajemen basis data disebut sekumpulan data terhubung yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing of related data)

Struktur Basis Data Hierarkis

Sistem manajemne basis data yang pertama, IDS (Integrated Data Store), dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standardisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language – CODASYL). Komite ini memiliki anggota dari pemerintahan, industri, dan akademisi sehingga standar yang diciptakan akan terbuka untuk semua pihak. CODASYL membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data ( Data Base Task Group) dan memberikannya tanggung jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data.

Struktur Basis Data Jaringan

Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.

        Struktur jaringan memecahkan permasalahan keharusan untuk menarik baik hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Secara konseptual, setiap record dalam basis data dapat menunjukan ke semua record lain di dalam basis data. Ibaratnya seperti meloncat ke setiap cabang pada sebuah pohon. Akan tetapi, rentang kemungkinan koneksi yang begitu lebar ini juga merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah paktis. Mengizinkan setiap record menunjuk ke record-record yang lainnya akan terlalu kacau. Bahkan profesional sistem informasi sekalipun akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan menggunakan basis data dengan menggunakan struktur jaringan.

Struktur Basis Data Relasional

Organisasi bisnis tidak pernah secara luas menerapkan sistem manajemen basis data yang dibangun  berdasarkan struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk mengatasi masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data; yakni, mereka membutuhkan cara untuk dapat fokus pada subkelompok kecil data dan hubungan dari sepotong data ke dara yang lain tanpa harus melakukan navigasi melalui record data perantara dalam jumlah besar.

        Masalah lainnya adalah bahwa tabel-tabel di bagian cabang yang lebih jauh ke bawah hanya dapat dihubungkanke satu tabel yang lebih tinggi. Seperti selembar daun pada sebuah pohon, satu tabel hanya terkait pada hanya satu cabang saja.

Flat Files

Flat file adalah  suatu tabel yang tidak memiliki kolom berulang. Kolom yang berulang melanggar persyaratan bagi flat file. Lihatlah Tabel 6.2 (pada hal.160) huruf-huruf pada kode mata kuliah yang menunjukan bidang akademis telah dipisahkan dan ditempatkan pada satu kolom terpisah. Mata kuliah untuk bidang akademis disajikan sebagai kolom dalam baris yang sama. Kolom-kolom untuk kode mata kuliah dan uraiannya mengalami pengulangan.

Konsep Basis Data

Record dalam basis data merupakan intuitif  urutan record yang ditampilkan dalam sebuah laporan yang merupakan cerminan dari urutan penyimpanan record di dalam disk komputer. Sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan data dan memperoleh independensi data. Independensi data  adalah   kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program aplikasi yang memproses data.

LAPORAN & FORMULIR

Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Sebagian besar vendor peranti lunak manajemen basis data menawarkan GUI yang memudahkan pembuatan formulir dan laporan.

Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

Navigasi

Pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan mempergunakan basis navigasi yang berada di bagian bawah formulir. Icon "*” pada basis navigasi memerintahkan formulir untuk membuat satu record baru. 

Akurasi.

Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi tersebut dapat menentukan nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai numerik, dan aturan-aturan lain yang mendukung akurasi.

Konsistensi

Konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk  menggabungkan record-nya ke tabel yang lain.jika pengguna salah memasukan field,maka record tidaka akan dapat digabungkan ke tabel-tabel yang lain.

Penyaringan

Basis data dapat memiliki jumlah data sangat banyak. Pengguna mungkin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter). Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi.

Subformulir

Saat pengguna memasukkan informasi mata kuliah, informasi proyek juga dapat di masukkan. Terdapat dua baris navigasi, satu untuk formulir, dan satu untuk subformulir. Entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis dihubungkan dengan record formulir.

Pengguna Akhir   

Pengguna akhir membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

Keuntungan DBMS ( Database Manajemen System) :

•            Mengurangi pengulangan data

•            Mencapai indepedensi data

•            Mengambil data dan informasi dengan cepat

•            Keamanan yang lebih baik

Kerugian DBMS ( Database Manajemen System) :

•            Membeli peranti lunak yang mahal

•            Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar

•            Mempekerjakan dan memelihara staff DBA (Database Administrator).

Kesimpulan

Memahami struktur basis data dimulai dengan memahami peranan yang dimainkan oleh data dalam pengambilan keputusan. Perusahaan dapat memulai dengan masalah-masalah yang dihadapinya dan membuat data yang dibutuhkan dari suatu metodologi yang berorientasi pada proses.

Data pada umumnya di peroleh kembali melalui laporan dan formulir. Agar para manajer mengakses data lebih cepat, mereka menulis query basis data mereka sendiri. Luasnya data yang terkait dengan bisnis modern menyebabkan terjadinya posisi administrator basis data. Pemahaman ini merupakan hal yang sangat penting bagi pengambilan keputusan yang cerdas.