Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BAB6

Hierarki Data

Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan ke dalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record lalu membentuk file. Field data adalah unit data terkecil yang mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu.

            Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. File adalah koleksi record yang saling berhubungan seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode  mata kuliah dan namanya. Basis data adalah sekumpulan file. Definisi umum basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan.

SpreadSheet Sebagai Basis Data Sederhana

Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam sutau spreadsheet. Karena banyak pengguna telah mengenal spreadsheet, ia dapat digunakan untuk memperkenalkan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data, sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai-nilai field.

Flat Files

        Pertama yang dilakukan, kita perlu mendefinisikan satu jenis tabel tertentu, yaitu flat file. File datar (flat file) adalah sutau tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus basis data untuk menambah, mengubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.

Struktur Basis Data

Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui sutau sistem manajemen basis data. Kita akan membahas tiga struktur standar, tetapi terdapat perhatian untuk mengembangkan struktur-struktur baru yang akan memproses data dalam jumlah yang dangat besar dengan lebih efisien.

         Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan di antara data dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka dibelakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya. Inilah sebabnya mengapa basis data yang dikendalikan oleh suatu sistem manajemen basis data disebut sekumpulan data terhubung yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing of related data)

Struktur Basis Data Hierarkis

Sistem manajemne basis data yang pertama, IDS (Integrated Data Store), dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standardisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data Systems Language – CODASYL). Komite ini memiliki anggota dari pemerintahan, industri, dan akademisi sehingga standar yang diciptakan akan terbuka untuk semua pihak. CODASYL membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data ( Data Base Task Group) dan memberikannya tanggung jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data.

Struktur Basis Data Jaringan

Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record tertentu menunjuk pada semua record lainnya di dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.

        Struktur jaringan memecahkan permasalahan keharusan untuk menarik baik hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Secara konseptual, setiap record dalam basis data dapat menunjukan ke semua record lain di dalam basis data. Ibaratnya seperti meloncat ke setiap cabang pada sebuah pohon. Akan tetapi, rentang kemungkinan koneksi yang begitu lebar ini juga merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah paktis. Mengizinkan setiap record menunjuk ke record-record yang lainnya akan terlalu kacau. Bahkan profesional sistem informasi sekalipun akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan menggunakan basis data dengan menggunakan struktur jaringan.

Struktur Basis Data Relasional

Organisasi bisnis tidak pernah secara luas menerapkan sistem manajemen basis data yang dibangun  berdasarkan struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk mengatasi masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data; yakni, mereka membutuhkan cara untuk dapat fokus pada subkelompok kecil data dan hubungan dari sepotong data ke dara yang lain tanpa harus melakukan navigasi melalui record data perantara dalam jumlah besar.

        Masalah lainnya adalah bahwa tabel-tabel di bagian cabang yang lebih jauh ke bawah hanya dapat dihubungkanke satu tabel yang lebih tinggi. Seperti selembar daun pada sebuah pohon, satu tabel hanya terkait pada hanya satu cabang saja.

Flat Files

Flat file adalah  suatu tabel yang tidak memiliki kolom berulang. Kolom yang berulang melanggar persyaratan bagi flat file. Lihatlah Tabel 6.2 (pada hal.160) huruf-huruf pada kode mata kuliah yang menunjukan bidang akademis telah dipisahkan dan ditempatkan pada satu kolom terpisah. Mata kuliah untuk bidang akademis disajikan sebagai kolom dalam baris yang sama. Kolom-kolom untuk kode mata kuliah dan uraiannya mengalami pengulangan.

Konsep Basis Data

Record dalam basis data merupakan intuitif  urutan record yang ditampilkan dalam sebuah laporan yang merupakan cerminan dari urutan penyimpanan record di dalam disk komputer. Sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan data dan memperoleh independensi data. Independensi data  adalah   kemampuan untuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program aplikasi yang memproses data.

LAPORAN & FORMULIR

Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Sebagian besar vendor peranti lunak manajemen basis data menawarkan GUI yang memudahkan pembuatan formulir dan laporan.

Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

Navigasi

Pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan mempergunakan basis navigasi yang berada di bagian bawah formulir. Icon "*” pada basis navigasi memerintahkan formulir untuk membuat satu record baru. 

Akurasi.

Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi tersebut dapat menentukan nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai numerik, dan aturan-aturan lain yang mendukung akurasi.

Konsistensi

Konsistensi adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk  menggabungkan record-nya ke tabel yang lain.jika pengguna salah memasukan field,maka record tidaka akan dapat digabungkan ke tabel-tabel yang lain.

Penyaringan

Basis data dapat memiliki jumlah data sangat banyak. Pengguna mungkin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter). Penyaringan membantu mengatasi kelebihan informasi.

Subformulir

Saat pengguna memasukkan informasi mata kuliah, informasi proyek juga dapat di masukkan. Terdapat dua baris navigasi, satu untuk formulir, dan satu untuk subformulir. Entri-entri ke dalam subformulir secara otomatis dihubungkan dengan record formulir.

Pengguna Akhir   

Pengguna akhir membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

Keuntungan DBMS ( Database Manajemen System) :

•            Mengurangi pengulangan data

•            Mencapai indepedensi data

•            Mengambil data dan informasi dengan cepat

•            Keamanan yang lebih baik

Kerugian DBMS ( Database Manajemen System) :

•            Membeli peranti lunak yang mahal

•            Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar

•            Mempekerjakan dan memelihara staff DBA (Database Administrator).

Kesimpulan

Memahami struktur basis data dimulai dengan memahami peranan yang dimainkan oleh data dalam pengambilan keputusan. Perusahaan dapat memulai dengan masalah-masalah yang dihadapinya dan membuat data yang dibutuhkan dari suatu metodologi yang berorientasi pada proses.

Data pada umumnya di peroleh kembali melalui laporan dan formulir. Agar para manajer mengakses data lebih cepat, mereka menulis query basis data mereka sendiri. Luasnya data yang terkait dengan bisnis modern menyebabkan terjadinya posisi administrator basis data. Pemahaman ini merupakan hal yang sangat penting bagi pengambilan keputusan yang cerdas.

PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

BAB IV

PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

            Ketika sistem informasi yang pertama yang dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna tidak diharapkan/di izinkan untuk melakukan hal-hal selain menyebutkan kebutuhan informasi mereka. Ketika tuntutan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu untuk mengikutinya. Akibatnya, paengguna akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri, suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir.

            Pengembang sistem adalah suatu aktifitas yang selalu berevolusi. Bentuk organisasional dan peranan yang dimainkan oleh para pengguna dan spesialis informasi terus menerus mengalami perubahan.

1.      ORGANISASI BISNIS

Dukungan Sistem Informasi bagi Organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis. Sistem-sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu , cara bagaimana sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin, dan uang) dialokasikan ke berbagai area-area fisik perusahaan – anak perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang dan seterusnya. Inovasi-inovasi di bidang teknologi informasi telah memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dilaksanakan tanpa dibatasi oleh lokasi fisik. Struktur organisasi seperti ini disebut sebagai organisasi maya (virtual organization).

2.      ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

a.       Sumber daya Informasi memiliki tugas menidentifikasi sebuah piranti-piranti komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi.

b.      Spesialis Informasi (information specialis) memiliki tugas untuk mengkordinasi atas sumber daya yang dimiliki perusahaan contohnya programmer, analis sistem, operator, administrator basis data, spesialis jaringan, dan webmaster.

c.       Analis sistem memiliki tugas untuk mengidentifikasi masalah dan membuat sebuah dokumen tertulis mengenai bagaimana komputer akan menyelesaikan sebuah masalah.

d.      Administrator Basis Data memiliki tugas perencanaan,implementasi, operasi dan keamanan.

e.       Webmaster memiliki tugas untuk membuat situs web yang menyajikan perkembangan sebuah perusahaan melalui sebuah grafik dan webmaster diharapak dapat melacak orang yang mengunjungi halaman web. Angka statistic ini dapat memberikan keefektifan.

f.       Spesialis Jaringan memili tugas menganalisa sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar.

g.      Progammer memiliki tugas membuat  kode program yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna.

h.      Operator memiliki tugas memelihara sebuah sistem setelah sistem di implementasikan.

3.      STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

a.      Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi

Suatu struktur organisasi yang umum bagi suatu operasi tersentralisasi diilustrasikan seperti disesuaikan dengan siklus hidup sistem.perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Masing-masing kelompok dipimpin oleh seorang manajer. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.

b.      Struktur Organisasi Inovatif

Para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur organisasi inovatif, yang disebut model sekutu (partner model), model platfrom (platfrom model), dan model terskala (scalable model). Model sekutu adalah bahwa layanan informasi bekerja dengan area-area bisnis dalam menggunakan teknologi informasi guna menghasilkan inovasi bisnis. Model platfrom adalah bahwa layanan informasi tidak akan secara aktiv mengawali inovasi bisnis, namun akan menyediakan sumber daya informasi sehingga informasi tersebut dapat dicapai oleh area-area bisnis. Model berskala menyadari bahwa sumber daya harus diperoleh begitu peluang pasar muncul dan harus dapat dengan cepat dilepaskan ketika peluang-peluang tersebut tidak lagi terjadi, sehingga tetap mempertahankan biaya tetap pada tingkat yang minimum.

4.      KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Di akhir tahun 1970-an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhirmerupakan kata yang sinonim dengan pengguna; pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir (end-user computing – EUC), oleh karenanya, berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna.

Penyebab Komputasi Pengguna Akhir timbul yaitu:

a.       Dampak Pendidikan Komputer

b.      Antrian Layanan Informasi

c.       Murahnya peranti keras

d.      Peranti lunak siap pakai

     Pengguna akhir tidak bertanggung jawab penuh terhadap penggabungan sistem. Namun dalam beberapa kasus pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem.

5.      PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan satu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran startegis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisipasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir.

Dalam memutuskan bagaimana perusahaan akan mempergunakan sumber daya informasinya, manajemen puncak harus memberikan perhatian yang cukup besar tentang bagaimana cara komputasi pengguna akhir akan dilaksanakan, sehingga pada akhirnya akan memaksimalkan manfaatnya dan meminimalkan risikonya.

a.       Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

EUC memberikan dua manfaat utama:

v  Menyamakan kemampuan dan tantangan. Pergeseran beban kerja dalam pengembangan sistem ke area-area pengguna memberikan kebebasan bagi spesialis informasi untuk lebih berkonsentrasi pada organisasi secara luas dan sistem-sistem yang rumit, yang memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik di area-area tersebut.

v  Mempersempit jarak komunikasi. Kesulitan yang selalu menghantui pengembangan sistem sejak hari pertama komputasi adalah komunikasi antara pengguna dan spesialis informasi. Pengguna memahami area yang lebih baik daripada teknologi komputasi. Kombinasi antara pendidikan komputer, teknologi berbiaya rendah, dan peranti lunak siap pakai telah memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Sebaliknya, spesialis informasi adalah pakar dalam bidang teknologi, namun kurang memiliki pengetahuan dalam area masalah. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, maka tidak akan terdapat jarak komunikasi, karena tidak ada kebutuhan untuk berkomunikasi. Demikian pula ketika pengguna mengembangkan sebagian dari sistem mereka, jarak ini akan menyempit.

Manfaat-manfaat diatas akan menghasilkan pengembangan sistem yang lebih baik daripada yang dihasilkan oleh spesialis informasi yang mencoba untuk melakukan sendiri sebagain besar pekerjaan.

b.      Risiko Komputasi Pengguna Akhir

Sebaliknya, ketika pengguna akhir mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko.

v  Sasaran sistem yang buruk

v  Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk

v  Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien

v  Hilangnya integritas data

v  Hilangnya keamanan

v  Hilangnya Kendali

6.      KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN, DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI.

Pengembangan sistem informasi membutuhkan pengetahuan dan keahlian tertentu. Spesialis informasi menerapkan pengetahuan dan keahlian secara kontinu. Pengguna menerapkannya ketika mereka pernah ikut terlibat dalam komputasi pengguna akhir.

a.       Pengetahuan Pengembangan Sistem

Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal ataupun upaya sendiri seperti membaca dan mengamati. Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. Pengetahuan informasi (information literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah proses pemecahan masalah dimana informasi tersebut dapat diperoleh dan bagaimana membagi informasi dengan orang lain.

b.      Keahlian Pengembangan Sistem

Kita dapat mengidentifikasi jenis-jenis keahlian pengembangan yang berbeda dan memiliki arti yang penting. Meskipun keahlian-keahlian ini dapat dipelajari, setiap individu memeliki kemampuan masing-masing yang berbeda.

Keahlian komunikasi / communications sikill melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu orang atau lebih dengan menggunakn komunikasi lisan, tulisan, atau gambar. Kemampuan analitis (analytical ability) melibatkan studi dan pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respon atau solusi. Kreativitas (creativity) adalah penciptaan ide atau solusi baru yang sepenuhnya atau separuhnya baru. Kepemimpinan (leadership) adalah kemampuan untuk mengarahkan orang lain untuk melaksanakan tugasnya.

7.      MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN.

Sumber daya informasi perusahaan yang meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi.beberapa sumber daya diatas mencerminkan gudang-gudang penyimpanan pengetahuan yang berharga. Peranti lunak menyimpan pengetahuan dalam bentuk proses dan prosedur perusahaan. Basis data menyimpan pengetahuan dalam bentuk data dan informasi yang mencerminkan sumber daya dan operasi fisik perusahaan. Pengguna dan spesialis informasi menyimpan pengetahuan dalam bentuk bentuk yang sebelumnya telah dibahas pengetahuan komputer dan informasi, dasar-dasar bisnis, serta teori, pengembangan, dan pembuatan model sistem.

8.      OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi Kantor meliputi sistem elektronik formal maupun informal yang berhubungan dengan komunikasi informasi dari internal ke eksternal.Beberapa sistem ini melibatkan pengguna komputer yang berada di dalam lingkungan perusahaan.Keunggulan dari OA adalah dapat memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

a.       Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial

Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer dikalangan manajer ,mereka menyadari bahwa menggunakan aplikasi dapat memecahkan beberapa masalah yang mereka hadapi.mereka menggunakan email untuk mengumumkan jadwal rapat ,yang lain menggunakan video untuk menghubungkan para pemecah masalah di wilayah geografis yang luas dan seterusnya.

9.      KANTOR MAYA

Konsep kantor maya mengakui bahwa pekerjaan dapat dilakukan hampir di semua lokasi selama tempat kerja terhubung oleh jenis kemampuan komunikasi elektronik.

a.      Telecommuting

Telecommuting adalah produk- produk peranti lunak dapat di buat dimana saja.Keuntungan bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga dapat di akomodasi.Lalu kerugian yang di dapat karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota organisasi yang dianggap kurang penting.

b.      Hoteling

Konsep hoteling adalah pada awalnya fokus telecommting yang hanya terbatas pada pekerja kantor yang hanya dapat melakukan pekerjaan mereka di rumah telah meluas hingga meliputi seluruh karyawan yang datang ke kantor bilamana dibutuhkan. Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan focus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor. Lalu kerugian karyawan tidak memiliki bonus karna kurang memiliki ruangan kantor pribadi.

c.       Keuntungan Kantor Maya

v  Biaya fasilitas yang lebih rendah

Karena beberapa karyawan bekerja di tempat lain selain di kantor sehingga membuat biaya sewa dan perluasan kantor menurun.

v  Biaya peralatan yang lebih rendah

Para karyawan dapat saling berbagi peralatan dengan cara berpartisipasi di dalam suatu jaringan area local berbagai sumber daya komputasi.

v  Berkurangnya penghentian pekerjaan

Bila terjadi bencana alam ,aktivitas perusahaan tidak dapat berlangsung tetapi dengan adanya kantor maya maka pekerjaan dapat terus dilakukan.

v  Kontribusi Sosial

Kantor Maya memungkinkan memperkerjaan untuk orang yang memiliki kekurangan yang sebelumnya yang tidak memiliki pekerjaan.Tapi dengan adanya kantor maya dapat memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk mengespresikan rasa sosialnya.

10.  MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSPEKTIF

Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan pengguna sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama-kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.

Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami perubahan. Organisai tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada satu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat.